Como não se complicar em um email corporativo – 6 dicas práticas!

O e-mail, sem dúvidas, é um dos meios de comunicação mais utilizados dentro do ambiente corporativo. Só para se ter uma ideia, um colaborador de uma empresa com aproximadamente 200.000 funcionários no mundo, recebe, em média, 12.000 e-mails por ano.  Bastante né?

Agora pense que muitos destes e-mails provavelmente jamais serão lidos completamente e que muitos deles contém informações que não fazem parte dos assuntos da corporação, e que você, provavelmente, não lê todos completamente e utiliza o seu e-mail corporativo para assuntos pessoais.

Você viu o tamanho da extensão do e-mail no mundo das empresas? Será que você é atento o suficiente para evitar gafes nos e-mails da sua empresa?

Pensando nisso, preparamos 6 dicas que farão você mandar muito bem nos e-mails corporativos. Confira!

1) Utilize o seu e-mail corporativo de forma apropriada

Não se envolva em condutas pouco profissionais, como negócios particulares, mensagens românticas para outras pessoas ou que desrespeitem de qualquer forma um colega de trabalho.

Tome como exemplo o caso de Kwame Kilpatrick, ex-prefeito de Detroit: Através de e-mails em seu computador corporativo que estavam sendo investigados pela Polícia em busca de  indícios de corrupção, foi descoberto um escândalo sexual envolvendo Kilpatrick e sua assessora, o que acabou com sua carreira política - e é claro, com seu casamento.

2) Evite a armadilha chamada "Responder a todos”

Antes de enviar um e-mail corporativo, esteja seguro de que somente aqueles que tenham a legítima necessidade de conhecer a informação estejam copiados no e-mail. Além do mais, certifique-se de que todos os arquivos anexados sejam aqueles corretos a serem enviados.

3) Seja breve

Escreva os seus e-mails de forma clara, concisa e simples. Para ajudar ao destinatário, indique se o e-mail corporativo possui informações relevantes ou se são apenas para manter o destinatário informado sobre determinado assunto (geralmente utilizamos a expressão "For Your Information", ou somente "FYI").

Se o assunto a ser tratado é algo mais complexo, certamente o e-mail corporativo não é o modo de comunicação ideal.

4) Evite utilizar jargões

Os jargões são expressões muito utilizadas por grupo de pessoas muito específicos. Certamente, uma pessoa de fora da sua empresa ou até mesmo fora do seu país terá dificuldades para entender determinadas expressões ou terminologias.

5) Cuidado para não afetar o seu ambiente de trabalho

Tomar cuidado com e-mails grosseiros é muito importante pois ele pode arruinar a sua imagem profissional. Não escreva de forma alguma e-mails contendo, por exemplo, as seguintes frases:

"Você realmente irritou nossos clientes ontem. Precisamos conversar seriamente sobre isso!"

"Não há mais biscoitos na sala de reuniões. Será que esse pessoal não consegue providenciar nada por aqui?"

" Eu não gosto como você trabalha".

6) Escolha o meio certo para se comunicar

Analise se a sua comunicação merece uma ligação, um e-mail ou um encontro. Em cada meio de comunicação o tom de voz e a linguagem fornecem um feedback diferente para quem está lendo/ouvindo.

Gostou? Então coloque em prática na sua empresa agorae não se complique em um e-mail dentro da sua empresa!